Information om behandling av personuppgifter

Det är viktigt att du tar del av och förstår informationen och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Personuppgiftsansvarig

UPF är personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till UPF är följande:

Utrikesförvaltningens personalförenings kansli
Utrikesdepartementet
103 39 STOCKHOLM
08-405 10 00
ud-upf@gov.se
www.srat.se

Dataskyddsombud

Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att den personuppgiftsansvariga följder dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet ska bland annat också vara kontaktperson för de registrerade och personalen inom organisationen samt samarbeta med tillsynsmyndigheten, exempelvis vid inspektioner.

Dataskyddsombud
Sweco Sverige AB
srat.dso@sweco.se

Ändamål och rättslig grund för behandling

Uppgifter om medlemskap i en facklig organisation är känsliga personuppgifter där särskilt höga krav ställs.

UPF kommer att använda de uppgifter du lämnar för att administrera ditt medlemskap, tillvarata dina intressen och fullgöra de skyldigheter som vi har mot dig som medlem. Därför behandlar UPF, när det är aktuellt, dina personuppgifter för att du ska:

• Få rådgivning och annat stöd i professionsfrågor och i fackliga frågor.
• Omfattas av kollektivavtals- och arbetsrättsliga förhandlingar.
• Få möjlighet att teckna gruppförsäkringar.
• Få nyhetsbrev, medlemsinformation och liknande.
• Delta i utbildningar, seminarier, årsmöten och andra medlemsmöten.
• Betala rätt medlemsavgift.
• Omfattas av medlemsundersökningar.
• Omfattas av enkätutskick gällande bland annat lönestatistik.
• Ha aktuella kontaktuppgifter i medlemsregistret.

För dessa behandlingar är den rättsliga grunden UPFs stadgar och GDPR artikel 6.1.b, 6.1.c, 6.1.e, 9.2.b, 9.2.d och 9.2.g.

Därutöver behandlar UPF dina personuppgifter för att kunna ge dig andra erbjudanden och förmåner. För de här behandlingarna är den rättsliga grunden UPFs stadgar samt GDPR artikel 6.1.f och 9.2.b. Föreningen gör intresseavvägningen mot bakgrund av att du som medlem ska få ett mervärde utöver det som det fackliga medlemskapet traditionellt innebär.

I samband med av UPF ordnade möten och sammankomster tillämpas den rättsliga grunden samtycke vid inhämtande av uppgifter om kostönskemål enligt GDPR artikel 6.1.a och 9.2.a.

Lagringstid

Så länge du är medlem i UPF sparas de personuppgifter som krävs för att kunna administrera ditt medlemskap.

Enligt bokföringslagen är vi skyldiga att spara allt räkenskapsmaterial i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta gäller oavsett om du gått ur förbundet innan dess.

Om du går ur föreningen kommer vi spara dina befintliga personuppgifter under ett år. Därefter sparas endast de personuppgifter som är nödvändiga för ovanstående ändamål.

Uppgifter om potentiella medlemmar sparar vi i tre månader.

Personuppgifter för företrädare för med- och motparter sparar vi så länge vi har ett pågående ärende.

Personuppgifter i exempelvis medlemslistor, sändlistor och deltagarförteckningar raderas efter att de har använts till det syfte som de skapades för.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om den behandling som sker, att få dina personuppgifter rättade, att i vissa fall få uppgifterna raderade, att kräva att behandlingen i vissa fall begränsas, att i vissa fall invända mot behandling samt rätt till så kallad dataportabilitet. Dina rättigheter framgår av GDPR artikel 15-18, 20, 21, 22.

Mottagare av uppgifter

För de ovan angivna ändamålen kan vi komma att lämna uppgifterna till andra och även ta emot personuppgifter från dem enligt GDPR artikel 6.1.b-c, 6.1.e, 9.2.b och 9.2.g. Följande mottagare och avsändare har eget personuppgiftsansvar:

• Folksam – för medlemsförsäkringar.
• Skattemyndigheten.
• SPAR – för inhämtande av personuppgifter.
• Regeringskansliet - exempelvis i samband med löneöversyn eller andra fackliga förhandlingar.

UPF har inga personuppgiftsbiträden.

Gemensamt personuppgiftsansvar

UPF har ett gemensamt personuppgiftsansvar enligt GDPR artikel 26 med SRAT som UPF är en del av.

UPF förser SRAT med medlemmens samtliga personuppgifter så att SRAT skall kunna föra ett medlemsregister. SRAT använder personuppgifterna till att driva den fackliga verksamheten och tillgodose medlemmarnas rättigheter till följd av det fackliga medlemskapet såsom medlemstidning, nyhetsbrev, försäkringar, förhandlingar. Rätten att bestämma över ändamålen och medlen för personuppgiftsbehandlingen ligger på såväl UPF som SRAT. Det gemensamma personuppgiftsansvaret regleras i ett inbördes arrangemang.

Rätten att lämna klagomål

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten rörande vår behandling av dina personuppgifter.

Uppgifter som krävs för att du ska kunna bli medlem i UPF

• Personnummer
• Namn
• Adressuppgifter
• Sysselsättning
• Utbildning
• Arbetsgivare

Uppgifter som är nödvändiga för att upprätthålla rätt service

• Kontaktuppgifter
• Anställningsuppgifter
• Sysselsättningsgrad
• Anställningsår

Automatiskt beslutsfattande

• Reducerad medlemsavgift i 6 månader under det första anställningsåret.
• Medlemsavgift utifrån sysselsättning och sysselsättningsgrad.

Om inte uppgift om anställningsår, sysselsättning och sysselsättningsgrad lämnas kan inte rätt medlemsavgift sättas. Det kan också leda till att rättigheter inskränks, exempelvis inkomstförsäkring, hälsoskydd och förhandlingshjälp.

Information från annan än dig

UPF kan få information från en arbetsgivare att du som medlem nu arbetar där. En förtroendevald kan också lämna information om medlemmars nya arbetsplats. Vi uppdaterar regelbundet medlemmars folkbokföringsadress från SPAR.

UPF behandlar också personuppgifter om företrädare för våra med- och motparter samt om potentiella medlemmar.

Versionshantering – dokumentet uppdaterat

• 2022-02-15
• 2024-01-31